Příprava akce

Organizace akce začíná na papíře...

Soupis úkolů včetně časového harmonogramu a bodového scénáře akce nám pomůže předejít omylům a zmatkům. Navíc se díky uvedené soupisce úkolů rychle zorientujeme. Víme, co je hotovo, co ještě musíme zabezpečit a nebudeme se muset spoléhat jen na svoji paměť. Uvedené body by Vám v obecné rovině měly lépe pomoci se orientovat v první organizační a přípravné fázi plánování oslavy

STYL AKCE

Prvním krokem před samotnou akcí jsou naše představy a plány.

Zkusme si odpovědět na otázky, co od oslavy očekáváme.

Pro koho je akce určena. Snažte se co nejvíce odhadnout své hosty – jejich zájmy, koníčky, věkové složení i životní styl.

Určete styl akce , tematicky akci definujte  a určete si i její název např. „Pirátská dětská párty“, Taneční párty na parníku, Narozeninová párty s bowlingem, Barbecue u nás na zahradě atp.

Každá akce má svá specifika, sepište si proto veškeré úkoly, které z organizace uvedené akce vyplývají ( viz „organizační plán“, nezapomeňte uvést kdo za úkol odpovídá a do jakého termínu by se měl zvládnout)

TERMÍN

Předběžně zauvažujte o vhodném termínu (možnost konzultace se samotnými hosty, v případě dětská párty i s rodiči dětí).

Pozor na významné TV přenosy, svátky atp. (těžko pozvete sportovního fanouška na parník, když se právě v té době odehrává finálový zápas v MS ve fotbale atp.)

PŘEDPOKLÁDÁNÁ VELIKOST AKCE, SEZNAM HOSTŮ

Zkuste odhadnout předpokládaný počet hostů od - do

Vytvořte si jmenný seznam hostů, zvolte styl pozvání (písemná pozvánka s potvrzením účasti, své hosty můžete i před samotnou akcí obvolat a utvrdit se o jejich přítomnosti)

PŘEDBĚŽNÝ ROZPOČET

Stanovte si Vaši hraniční částku, kterou jste ochotni investovat do celkové akce

pokud jste se rozhodli pro „akci na klíč“ zjistěte si ceny cateringových společností

Zjistěte si podle orientačních cen jednotlivých služeb předpokládané výdaje. Využijete také nabídku služeb našeho Party-shopu, kde si lehce zjistíte cenové možnosti jednotlivých party doplňků, dekoračních prvků, potravinových ingrediencí atp.

MÍSTO KONÁNÍ

Na základě velikosti, typu a náročnosti akce vytipujte vhodné lokality, kde by se oslava mohla uskutečnit.

Zjistěte výši pronájmu jednotlivých uvažovaných možností včetně volných termínů.

Pokud uvažovaný objekt není v místě bydliště, berte v úvahu dopravu hostů, případně i ubytování.

Pokud se opravdu rozhodnete a máte jasně stanovený termín, potvrzenou účast hostů, napište písemnou objednávku nebo se dohodněte s majitelem objektu o podmínkách pronájmu.

Můžete využít i místních služeb (např. občerstvení, výzdoba, personál, inventář při pronájmu salonku v restauraci atp.)

ZPŮSOB OBČERSTVENÍ HOSTŮ

Koná-li se Vaše oslava v domácím prostředí a nerozhodli jste se využít cateringovou firmu, zajistěte občerstvení vlastními silami.

Rozmyslete si co by bylo vhodné hostům nabídnout (viz Párty receptář)

Před samotnou přípravou občerstvení si vytvořte „nákupní lístek“

Pokud chcete zvolit kompromis mezi vlastním kuchařským uměním a některé lahůdky nechat přeci jenom profesionálům (např.zákusky, dorty, chlebíčky) rozhlédněte se po nabídce cukráren a výroben lahůdek v místě bydliště.

V případě, že občerstvení přeci jen necháte celé v rukou profesionálu, dohodněte si dopředu cenový limit občerstvení na osobu ( v případě bufetového způsobu občerstvení) .

Nechte si sestavit menu a bufetovou nabídku s přesným rozpisem.

CO TAKHLE PARTY VE STOJE

Nikde není psáno, že každá party se musí konat na židlích u prostřeného stolu. Můžete udělat volný prostor,tím, že odstraníte veškerý přebytečný nábytek. A necháte jenom  bufetový stůl. Můžete poházet do rohů pár barevných polštářků a spoléhat se, že hosté se budou více hýbat, více tančit a více mezi sebou komunikovat než usazení na židli.

ZÁBAVA

Hosté přišli na Vaši párty zejména proto, aby se dobře bavili.

Kromě prostoru pro jejich vzájemnou konverzaci, vybraných lahůdek, jim můžete přichystat překvapení v podobě objednané umělecké produkce, kolektivní hry, soutěže nebo jiné zábavné činnosti.

K tanci můžete zajistit kapelu, která si poradí se všemi hudebními žánry nebo zvolte modernější pojetí v podobě profesionálního “ disdžeje“ nebo uspořádejte tzv.

karaoke show (viz „zábava na párty“)

Při objednané profesionální hudební produkci (lze objednat prostřednictvím uměleckých agentur) si prostudujte smlouvu včetně technických podmínek, které jako pořadatel jste povinen zabezpečit, aby produkce mohla zdárně proběhnout.

VÝZDOBA A ATMOSFÉRA

Slavnostní výzdobu nepodceňujte. Dekorace při Vaší párty by měla vycházet z celkové zamýšlená atmosféry akce (viz „výzdoba a dekorace“).

Příliš nespoléhejte na schopnosti personálu v místě konání. Dopředu se ujistěte jaké používají nádobí, skleničky a nenechte si vnutit to co by se Vám nelíbilo.

Pokud budete mít pochybnosti, najměte si dekoratéra, který Vám vytvoří slavnostní výzdobu přesně podle Vašich požadavků.

Pokud budeme vytvářet výzdobu k dětské párty bude výzdoba hravější a barevnější, můžete si dovolit více kreativity a vlastních nápadů.

Máte-li party v prostorách o více místnostech, můžete každou vyzdobit jinak tematicky. Např. se zkuste v každé místnosti orientovat na jinou kuchyni atomu výzdobu přizpůsobit.

Koktejl s obchodními partnery bude vyžadovat profesionální a decentní stolovou úpravu. Svatba se určitě neobejde bez krásných a romantických zdobných prvků, které podtrhnou důležitost krásného životního rozhodnutí.

Nezapomeňte zahrnout do svého „nákupního lístku“  dekorace,které Vám scházejí k dokonalé vytvoření atmosféry akce. Pokud zdobíte prostory "u Vás doma" pamatujte na malé detaily. Vonná svíčka v koupelně může být příjemným zpestřením. Můžete také nechat po ruce na viditelném místě papírové utěrky, vonné kapesníčk, které hosté ocení jako praktickou pomůcku. Do horké vody můžete dát skořici a citrony, které vytvoří krásné aroma. Vyberte oblíbenou hudbu a nechte ji tiše hrát tam kde vítáte hosty.

Nezapomenutelné jsou i dekorace z živých květin, obraťte se na květinový salon v místě bydliště, který Vám dopředu připraví květinovou výzdobu v jednotném stylu.

Buďte nápadití. Pořádáte-li party pro svou rodinu nebo partu přátel se kterými máte společné zážitky, připravte galerii z Vašich  společných akcích zavěšenou na šňůře barevnými kolíčky. Obstarejte si návštěvní knihu a poproste své hosty, aby Vám v ní vytvořili nějakou památku na "dnešní večer".

TECHNICKÉ ZÁZEMÍ, ZAPŮJČENÍ INVENTÁŘE A OSTATNÍ DŮLEŽITÉ DETAILY

Promyslete si celý průběh akce, tak aby Vám nic nescházelo

Zkontrolujte dostatek stolů, židlí, nádobí

Pamatujte na technické problémy, které by Vás mohly zaskočit.

Máte připravené večerní osvětlení, pokud se setmí při Vaší „garden párty“, alternativní „mokrou variantu“ v programu pokud Vás překvapí „průtrž mračen“ pod širým nebem, kontakty na dopravce, pokud budou potřeba „rychlá kola“?

Máte odškrtaný nákupní seznam, obvolané a potvrzené objednávky na pronájem, potvrzenou účast hostů zajištěné občerstvení a domluvené kulturní vystoupení

Víte kdo bude obsluhovat hosty?

Máte připravenou „uvítací řeč“?

Nezapomněli jste zkontrolovat svůj šatník, aby Vás v den oslavy nepřekvapila skvrna na Vašem oblíbeném obleku nebo jste přišla na to, že jste odrostla své velikosti koktejlových šatů.

Chcete-li nabízet hostům drinky a míchané nápoje, budete mít dostatek ledu  a dalších ingrediencí?

Vytvořili jste oddělené prostředí pro kuřáky?

Budou mít Vaši hosté kde zaparkovat ?

Nezapomněli jste, že každá hezká vzpomínka by měla být uchována pro budoucnost a máte proto připravený nabitý kvalitní digitální fotoaparát, připravenou kameru nebo sjednaného fotografa

Sepsali jste si bodový scénář akce a máte osobu, která bude větší a náročnější akci koordinovat a organizačně hlídat, aby vše plynule navazovalo a nevyskytly se případné problémy a časové skluzy?

Pokud jste na všechny tyto otázky odpověděli ano, jste na nejlepší cestě zvládnout průběh Vaší oslavy bez větších zmatků a problémů.

Praktická rada úplně nakonec. Pamatujte, že i na Vaši oslavě může "někdo přebrat". Zkuste mít připravené zachranné prostředky, místnost k vyspání a nenechte své přátele, co pili, řídit.